Chính sách Xử lý và Bảo vệ Thông tin cá nhân – Công ty TNHH TOTO Việt Nam

Chính sách này đặt ra các nguyên tắc của Công ty TNHH TOTO Việt Nam và các Chi nhánh của Công ty (“Công ty”/ “Chúng tôi”) trong việc quản lý Thông tin cá nhân mà Chúng tôi nhận được, dù trực tiếp hay gián tiếp. Chúng tôi cam kết tôn trọng và bảo vệ Thông tin cá nhân của bạn và qua đây xác nhận rằng Thông tin cá nhân của bạn sẽ được tiếp cận và xử lý theo quy định pháp luật.

Chính sách này được xây dựng phù hợp với các quy định pháp luật về bảo vệ thông tin cá nhân, thông tin khách hàng, người tiêu dùng (chẳng hạn như quy định pháp luật về xử lý dữ liệu cá nhân, bảo vệ thông tin của người tiêu dùng, bảo vệ thông tin cá nhân khách hàng liên quan đến pháp luật về Website thương mại điện tử,…). Tùy thuộc vào mục đích xử lý Thông tin cá nhân của bạn, Chúng tôi sẽ đảm bảo thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật tương ứng với mục đích xử lý đó.

Chính sách này bao gồm các nội dung:

• Thông tin cá nhân là gì?
• Công ty thu thập những loại Thông tin cá nhân nào?
• Mục đích Công ty xử lý Thông tin cá nhân của bạn?
• Cách thức Công ty xử lý Thông tin cá nhân của bạn?
• Công ty xử lý Thông tin cá nhân của bạn trong bao lâu?
• Bạn có những quyền và nghĩa vụ gì theo quy định pháp luật?
• Biện pháp bảo vệ Thông tin cá nhân và hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra đối với Thông
• tin cá nhân của bạn trong quá trình Công ty xử lý?
• Khi nào Công ty thay đổi Chính sách này?
• Bạn có thể liên hệ với Công ty bằng cách nào?

Vui lòng đọc kỹ Chính sách này để hiểu cách Chúng tôi quản lý Thông tin cá nhân của bạn và tất cả các quyền, nghĩa vụ của bạn có liên quan đến Thông tin cá nhân của chính mình.
Trang Website của Công ty có thể có các liên kết (link) đưa bạn đến các trang Web do bên thứ ba sở hữu và điều hành. Các trang Web của bên thứ ba có chính sách bảo mật riêng biệt, Chúng tôi khuyến nghị bạn đọc các chính sách bảo mật này để kiểm soát các Thông tin cá nhân mà bạn có thể đã gửi khi truy cập các trang web này. Công ty sẽ không chịu trách nhiệm trong mọi trường hợp do bạn truy cập trang web của các bên thứ ba như vậy.

1. Thông tin cá nhân là gì?

Thông tin cá nhân bao gồm Dữ liệu cá nhân và thông tin khác liên quan đến cá nhân.
– Dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
Trong đó, Thông tin giúp xác định một con người cụ thể là thông tin hình thành từ hoạt động của cá nhân mà khi kết hợp với các dữ liệu, thông tin lưu trữ khác có thể xác định một con người cụ thể.
– Thông tin khác liên quan đến cá nhân là thông tin về quá trình mua, sử dụng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của cá nhân và thông tin khác liên quan đến giao dịch giữa cá nhân và Công ty.

2. Công ty thu thập những loại Thông tin cá nhân nào?

Các loại thông tin mà Công ty thu thập từ bạn có thể khác nhau tùy theo danh tính và mối quan hệ của bạn với Công ty.
Dữ liệu cá nhân sẽ được thu thập có thể bao gồm:
Dữ liệu cá nhân cơ bản:

• Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có);
• Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích;
• Giới tính;
• Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;
• Quốc tịch;
• Hình ảnh của cá nhân;
• Số điện thoại, số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;
• Tình trạng hôn nhân;
• Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con cái);
• Thông tin về tài khoản số của cá nhân; dữ liệu cá nhân phản ánh hoạt động, lịch sử hoạt động trên không gian mạng;
• Các thông tin khác gắn liền với cá nhân bạn hoặc giúp xác định ra bạn là ai.

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: dữ liệu cá nhân gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân bạn mà khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới quyền và lợi ích hợp pháp của bạn gồm:

• Quan điểm chính trị, quan điểm tôn giáo;
• Tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án, không bao gồm thông tin về nhóm máu;
• Thông tin liên quan đến nguồn gốc chủng tộc, nguồn gốc dân tộc;
• Thông tin về đặc điểm di truyền được thừa hưởng hoặc có được của cá nhân;
• Thông tin về thuộc tính vật lý, đặc điểm sinh học riêng của cá nhân;
• Thông tin về đời sống tình dục, xu hướng tình dục của cá nhân;
• Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật;
• Thông tin khách hàng của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, các tổ chức được phép khác, gồm: thông tin định danh khách hàng theo quy định của pháp luật, thông tin về tài khoản, thông tin về tiền gửi, thông tin về tài sản gửi, thông tin về giao dịch, thông tin về tổ chức, cá nhân là bên bảo đảm tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán;
• Dữ liệu về vị trí của cá nhân bạn được xác định qua dịch vụ định vị;
• Dữ liệu cá nhân khác được pháp luật quy định là đặc thù và cần có biện pháp bảo mật cần thiết.

Thông tin khác liên quan đến cá nhân sẽ được thu thập có thể bao gồm nhưng không giới hạn:

• Ngày mua sản phẩm
• Ngày lắp đặt sản phẩm
• Hình ảnh lắp đặt của sản phẩm
• Nếu bạn từ chối hoặc không thể cung cấp Thông tin cá nhân của mình theo yêu cầu của Công ty, Công ty có thể không thiết lập được mối quan hệ với bạn hoặc không thể cung cấp các sản phẩm và/hoặc dịch vụ của Công ty cho bạn, bao gồm cả việc làm giữa các Công ty với bạn và các lợi ích/ phúc lợi khác.

3. Mục đích Công ty xử lý Thông tin cá nhân của bạn?

Xử lý Thông tin cá nhân là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới thông tin cá nhân của bạn, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy hoặc các hành động khác có liên quan.
Công ty xử lý Thông tin cá nhân của bạn bằng các cách thức hợp pháp trong phạm vi cần thiết để đạt được một/một số các mục đích sau, tùy thuộc vào mối quan hệ được thiết lập với bạn trong từng trường hợp cụ thể:

– Thực hiện các mục đích cụ thể theo sự đồng ý của chính bạn: Công ty có thể xử lý thông tin cá nhân của bạn cho những mục đích cụ thể đã xác nhận và được sự đồng ý của chính bạn.
– Thực hiện Hợp đồng/giao dịch giữa Công ty và bạn: Tùy thuộc vào tính chất của từng hợp đồng/giao dịch mà bạn thiết lập với Công ty, Công ty có thể xử lý Thông tin cá nhân của bạn cho các mục đích:

• Tuyển dụng và chọn lọc hồ sơ xin việc, chuẩn bị và ký kết hợp đồng lao động;
• Giải quyết các chế độ, quyền lợi, phúc lợi phát sinh liên quan đến Hợp đồng/giao dịch mà các bên thiết lập;
• Thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ theo hợp đồng;
• Thiết lập, kiểm soát, ủy quyền, hợp tác, quản lý, chấm dứt và các hành động khác liên quan đến mối quan
• hệ giữa bạn và Công ty;
  Tổ chức đào tạo, huấn luyện, cấp chứng chỉ và các hoạt động khác trong Công ty;
• Triển khai, vận hành, duy trì, giám sát, quản lý, hỗ trợ các vấn đề phát sinh từ việc bạn mua và sử dụng sản phẩm và dịch vụ của Công ty như: cung cấp dịch vụ; nhận, giao sản phẩm, dịch vụ; tư vấn, tiếp thị, quảng cáo sản phẩm, dịch vụ; khảo sát sự hài lòng của khách hàng; bảo hành; điều tra khiếu nại; chăm sóc khách hàng, đo lường sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ…;
• Thực hiện thanh toán, bao gồm tiết lộ thông tin cá nhân cho nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba cho các khoản thanh toán đó; và các tổ chức tài chính được ủy quyền.

– Thực hiện các Quyền lợi chính đáng của Công ty, tổ chức, cá nhân khác

• Quản lý nhân sự, khách hàng;
• Thực hiện các thủ tục, quy trình, giao dịch với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp;
• Liên hệ làm việc, giao dịch kinh doanh hoặc tham dự sự kiện, Chương trình do Công ty tổ chức hoặc tổ chức tại Công ty;
• Nghiên cứu, phát triển dịch vụ, sản phẩm;
• Duy trì sự an toàn của người và tài sản trong khuôn viên Công ty, chẳng hạn như sử dụng camera an ninh CCTV;
• Bảo vệ tính mạng, sức khỏe của bạn hoặc người khác;
• Thiết lập, thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện của Công ty liên quan đến bạn để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty.

– Tuân thủ pháp luật và quy định Công ty

Công ty sẽ xử lý thông tin cá nhân của bạn cho mục đích tuân thủ pháp luật khi cần thiết đối với Công ty hoặc phù hợp với pháp luật hiện hành như:

• Báo cáo, đăng ký, thực hiện các thủ tục với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
• Phục vụ hoạt động của cơ quan Nhà nước đã được quy định theo luật chuyên ngành;
• Tuân theo các yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Các mục đích khác theo quy định pháp luật hiện hành.

4. Cách thức xử lý Thông tin cá nhân của bạn?

– Công ty thu thập Thông tin cá nhân của bạn như thế nào?

Công ty sẽ thu thập Thông tin cá nhân trực tiếp từ bạn trên cơ sở có sự xác nhận đồng ý của chính bạn và/ hoặc người giám hộ của bạn trong trường hợp bạn là trẻ em. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Công ty có thể sẽ thu thập Thông tin cá nhân của bạn khi bạn tương tác với Công ty thông qua các kênh như website, mạng xã hội, ứng dụng hay thu thập từ các nguồn công cộng và/hoặc các bên thứ ba khác. Trong mọi trường hợp, Công ty xác nhận rằng Công ty sẽ tuân thủ các quy định này và quy định pháp luật một cách nghiêm ngặt trong quá trình thu thập thông tin.

Các bên thứ ba nêu trên có thể bao gồm

• Các Công ty trong Tập đoàn TOTO: Các công ty thành viên trong tập đoàn TOTO trên toàn cầu, Công ty điều hành hoạt động của Tập đoàn TOTO và/ hoặc bất kỳ thực thể nào khác không phải thành viên Tập đoàn nhưng giữ vai trò kiểm soát trong các Công ty TOTO thành viên hoặc thực thể đó được đặt dưới sự kiểm soát chung của Tập đoàn TOTO;
• Các đối tác hợp tác kinh doanh;
• Các nhà cung cấp; hoặc
• Các bên được ủy quyền.

– Công ty sử dụng Thông tin cá nhân của bạn như thế nào?
Công ty có thể thực hiện các hoạt động xử lý để sử dụng Thông tin cá nhân của bạn, đảm bảo phù hợp và giới hạn trong phạm vi, mục đích cần xử lý đã được bạn xác nhận; không mua, bán thông tin cá nhân dưới mọi hình thức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Công ty chia sẻ Thông tin cá nhân của bạn cho những ai?
Công ty có thể tiết lộ hoặc chia sẻ Thông tin cá nhân đã thu thập của bạn với bên thứ ba để đạt được các mục đích đã chỉ định khi thu thập Thông tin cá nhân. Các bên thứ ba mà Công ty có thể tiết lộ hoặc chia sẻ Thông tin cá nhân đã được thu thập của bạn có thể bao gồm: Các Công ty trong Tập đoàn TOTO; Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; đối tác hợp tác kinh doanh, nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ (ngân hàng thương mại; bệnh viện; Công ty bảo hiểm, các Công ty cung cấp phần mềm, ứng dụng…) và các bên được ủy quyền;
Khi Công ty tiết lộ hoặc chia sẻ Thông tin cá nhân của bạn với bên thứ ba, Công ty sẽ có sự giám sát, ràng buộc cần thiết và phù hợp đối với bên thứ ba để đảm bảo rằng Thông tin cá nhân đã được tiết lộ hoặc chia sẻ được xử lý theo cách thích hợp, an toàn, ví dụ như ký kết hợp đồng, thỏa thuận liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân với các bên thứ ba này.
– Công ty có chuyển Thông tin cá nhân đã thu thập của bạn ra nước ngoài?
Công ty có thể chuyển dữ liệu cá nhân đã thu thập của bạn cho các Công ty trong Tập đoàn TOTO hoặc các bên thứ ba ở bên ngoài lãnh thổ Việt Nam, bao gồm cả các trường hợp Công ty sử dụng các hệ thống tự động nằm ngoài lãnh thổ Việt Nam cho các mục đích được nêu trong Chính sách này. Các trường hợp chuyển dữ liệu ra nước ngoài, Công ty đảm bảo việc đã thông báo và đạt được xác nhận của bạn trước khi thực hiện.

5. Công ty xử lý Thông tin cá nhân của bạn trong bao lâu?

Thông tin cá nhân của bạn được xử lý kể từ thời điểm Chúng tôi thu thập được thông tin đó từ chính bạn hoặc từ các nguồn công cộng và/hoặc các bên thứ ba khác và kết thúc xử lý sau khi: (i) Công ty đã hoàn thành mục đích xử lý dữ liệu đã xác nhận với bạn/thông báo với bạn bằng Chính sách này; hoặc (ii) theo yêu cầu hợp pháp của chính bạn hoặc (iii) theo yêu cầu của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở quy định pháp luật; hoặc (iv) Công ty chấm dứt hoạt động; hoặc (v) theo quy định pháp luật, tùy theo trường hợp nào đến trước.

6. Bạn có những quyền và nghĩa vụ gì theo quy định pháp luật về bảo vệ Thông tin cá nhân?
– Các quyền của bạn:
Với tư cách là chủ sở hữu các Thông tin cá nhân của chính mình, bên cạnh quyền được đồng ý, được thông báo về hoạt động xử lý Thông tin cá nhân và thực hiện các quyền tự bảo vệ theo quy định của pháp luật dân sự (quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại…), bạn có quyền tự mình hoặc yêu cầu Chúng tôi:

• Truy cập, xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa Thông tin cá nhân của mình;
• Rút lại sự đồng ý cho phép xử lý Thông tin cá nhân của mình;
• Hạn chế xử lý Thông tin cá nhân của mình;
• Cung cấp Thông tin cá nhân của mình cho bản thân/người được ủy quyền hợp pháp;
• Phản đối việc xử lý Thông tin cá nhân nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế tiết lộ Thông tin cá nhân của mình hoặc sử dụng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị; và
• Xóa Thông tin cá nhân của mình.

Các quyền này được hướng dẫn cụ thể theo quy định pháp luật và Công ty cam kết tuân thủ thực hiện để đảm bảo tốt nhất quyền lợi của bạn.

– Các nghĩa vụ của bạn:
Với tư cách là chủ thể thông tin, bạn có các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật như: tôn trọng, bảo vệ Thông tin cá nhân của người khác (bao gồm nhưng không giới hạn ở việc không mạo danh cá nhân khác khi cung cấp Thông tin cá nhân cho Công ty và chỉ cung cấp Dữ Liệu Cá Nhân của người khác cho Công ty khi có sự đồng ý của chủ thể); và cung cấp đầy đủ, chính xác Thông tin cá nhân của mình khi đồng ý cho phép xử lý Thông tin cá nhân,
Bạn đồng ý tự chịu trách nhiệm đối với bất kỳ hành vi vi phạm của mình đối với quy định pháp luật về bảo vệ Thông tin cá nhân cũng như Chính Sách này.

7. Biện pháp bảo vệ Thông tin cá nhân và hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra đối với Thông tin cá nhân của bạn trong quá trình Công ty xử lý?

Ngay khi Công ty thu thập được Thông tin cá nhân của bạn, Công ty sẽ cố gắng hết sức để bảo đảm an toàn thông tin trên hệ thống của Công ty.

Công ty cam kết thực hiện và duy trì nhiều biện pháp khác nhau để giữ an toàn cho Thông tin cá nhân của bạn, bao gồm nhưng không giới hạn ở các biện pháp quản lý, biện pháp kỹ thuật (phần cứng, phần mềm), như là:
– Phân loại thông tin và thiết lập quyền hạn chế truy cập, xử lý Thông tin cá nhân của bạn;
– Áp dụng các tiêu chuẩn bảo vệ Thông tin cá nhân của Công ty, Tập đoàn trong quá trình xử lý Thông tin;
– Sử dụng hệ thống thiết bị thông tin, phần cứng, phần mềm an toàn, tin cậy từ các thương hiệu uy tín;
– Cài đặt phần mềm bản quyền, hệ thống bảo mật và thiết bị tường lửa bảo vệ hệ thống;
– Kiểm tra an ninh mạng đối với hệ thống thông tin, phương tiện, thiết bị để bảo vệ, ngăn ngừa mất mát, hư hỏng, các thu thập, truy cập, sử dụng, thay đổi, sửa đổi, tiết lộ hoặc các hoạt động xử lý dữ liệu bất hợp pháp khác…
– Thực hiện các biện pháp kiểm soát đối với nhân viên của Công ty và ràng buộc các bên thứ ba thay mặt cho Công ty xử lý Thông tin phải tuân thủ pháp luật và thực hiện các biện pháp bảo vệ thông tin, các tiêu chuẩn bảo mật phù hợp trong quá trình xử lý Thông tin cá nhân.

Công ty cam kết tuân thủ nghiêm ngặt và luôn nỗ lực để bảo vệ Thông tin cá nhân của bạn theo quy định của pháp luật bằng việc thực hiện tất cả các biện pháp quản lý, kỹ thuật và pháp lý cần thiết. Tuy nhiên, bất kỳ lúc nào bạn tiết lộ và công khai dữ liệu cá nhân của bạn, đặc biệt là trên môi trường điện tử, thông tin đó vẫn có thể có rủi ro bị người khác truy cập, thu thập và sử dụng trái phép bởi các mục đích nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn và Công ty. Nền tảng website, hệ thống thông tin, phương tiện điện tử có thể không bảo đảm hoặc cam kết tuyệt đối về tính an toàn của thông tin bất kỳ mà bạn chuyển tới Công ty hoặc từ dịch vụ trực tuyến của Công ty. Do đó, bạn hiểu và đồng ý sẽ chịu các rủi ro này, đồng thời phối hợp chặt chẽ với Công ty và/ hoặc các cơ quan có thẩm quyền để xử lý các rủi ro đó nhằm bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của bạn và Công ty.

8. Khi nào Công ty thay đổi Chính sách này?

Công ty có quyền thay đổi, sửa đổi hoặc cập nhật Chính sách này bất cứ lúc nào mà Công ty cho là phù hợp. Công ty sẽ thông báo cho bạn về bất kỳ thay đổi nào thông qua trang Website của Công ty và bạn có thể kiểm tra bất cứ lúc nào.

9. Làm thế nào để liên hệ với Công ty?

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc không hiểu bất kỳ phần nào của Chính sách này hoặc muốn thực hiện các quyền đối với Thông tin cá nhân của bạn, vui lòng liên hệ với Chúng tôi theo một trong các thông tin liên hệ sau:
Công ty TNHH TOTO Việt Nam

Địa chỉ: Lô F1, KCN Thăng Long, Kim Chung, Đông Anh, Hà Nội, Việt Nam

Website: https://vn.toto.com